E-Mail Archivierung

Seit dem 01.01.2017 ist die gesetzliche Schonfrist vorbei!

Es gelten die neuen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: Geschäftsunterlagen sind für sechs bis zehn Jahre digital zu archivieren. Dies gilt auch für steuerlich relevante E-Mails. Wer gefordertes Datenmaterial während einer Betriebsprüfung nicht liefern kann, kann vom Finanzamt mit einer Schätzung belegt werden. Zudem könnte die Finanzverwaltung die Buchführungspflicht durch ein Zwangsgeld erwirken.

Steuerlich relevante E-Mails müssen vollständig aufbewahrt werden und dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Darüber hinaus ist eine Signierung ebenso wichtig wie Zeitstempel und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Dazu reicht keine einfache Dateiablage bzw. Datensicherung. 

Unser digitales Archivsystem hingegen erfüllt die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Mit diesem Archivsystem können Ihre Unterlagen verwaltet werden. Darüber hinaus wird ein sicheres Backup für Ihre E-Mails in unserem Rechenzentrum gewährleistet .

Neben der Erfüllung der rechtlichen Pflichten, profitieren Sie beim Einsatz auch von der Möglichkeit, alle E-Mails zu jeder Zeit durch die schnelle Volltextsuche wiederzufinden, sogar wenn diese gelöscht wurden. Sie können die Mails bei Bedarf mit einem Klick wiederherstellen. Das kann jeder Anwender ganz komfortabel über den Client, den Browser oder ein Outlook-Pugin selber machen, was auch Ihre IT- Abteilung entlastet.

 

Unser digitales Archivsystem auf einem Blick:

  • Zuverlässige Sicherung der gesamten eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail-Kommunikation.
  • Erfüllung aller rechtlich relevanten Anforderungen der GoBD und ist darüber hinaus EU-DSGVO konform.
  • Entlastung der Mail-Server und zugleich eine leistungsstarke Suchmaschine für E-Mails und Dateianhänge.
  • Unterstützung aller gängigen E-Mail-Systeme wie z.B. Exchange, Office 365, alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server und noch vieler mehr.

Sie möchten wissen, was die E-Mail-Archivierung kostet?

Schon ab 5,00€ im Monat pro Benutzer/Archiv erhalten Sie in unserem deutschen Rechenzentrum 25 GB Speicherplatz.
Die Vertragslaufzeit beträgt dabei nur einen Monat. 

Lassen Sie sich von uns ein unverbindliches Angebot erstellen, wir stehen Ihnen bei der Einführung zur digitalen Archivierung gern zur Seite.