IT-Dienstleister wechseln: wie eine Übernahme abläuft
Niemand sucht einen neuen IT-Dienstleister, weil der alte gut ist. Gesucht wird, wenn Tickets liegen bleiben, wenn niemand sagen kann, wie das Netz aufgebaut ist, wenn jede Rückfrage über eine Hotline in einer anderen Stadt läuft – oder wenn der Betrieb an einer einzigen Person hängt, die gerade im Urlaub ist.
Was den Wechsel dann trotzdem verhindert, ist selten der Preis. Es ist die Angst vor dem Übergang: dass Wissen verloren geht, dass Zugänge fehlen, dass zwei Dienstleister sich wochenlang die Verantwortung zuschieben und in der Zwischenzeit niemand zuständig ist. Diese Seite beschreibt, wie das bei uns abläuft und was davon Ihre Aufgabe bleibt.
Woran Sie merken, dass sich ein Wechsel lohnt
Nicht jeder Ärger ist ein Grund zu wechseln. Diese Punkte sind es aus unserer Erfahrung schon:
Niemand kann Ihnen sagen, wie Ihr Netz aufgebaut ist
Wenn eine Störung jedes Mal zur Suche wird, fehlt kein Techniker, sondern Dokumentation. Ein Netz ohne Plan wird mit jedem Jahr teurer im Betrieb.
Es gibt keinen Wiederherstellungstest
Eine Sicherung, die nie zurückgeholt wurde, ist eine Annahme. Wenn niemand sagen kann, wie lange eine Wiederherstellung dauert, ist die Frage nicht geklärt, sondern verschoben.
Reaktionszeiten stehen nirgends
„Wir melden uns schnell“ ist keine Zusage. Wenn im Vertrag keine Frist steht, gibt es auch keine, an der man jemanden messen kann.
Der Dienstleister verdient an Ihren Störungen
Bei Abrechnung nach Aufwand hat niemand ein wirtschaftliches Interesse daran, dass es ruhig läuft. Bei einem Festpreis pro Gerät ist es umgekehrt – das ist der eigentliche Grund für dieses Modell und nicht die Planbarkeit auf Ihrer Rechnung.
Alles hängt an einer Person
Urlaub, Krankheit oder ein Wechsel dieser Person wird sonst zu Ihrem Problem. Bei uns kennen mehrere Leute Ihre Umgebung, weil sie dokumentiert und im Inventar ist.
Die vier Einwände, die jeden Wechsel aufhalten
Die Dokumentation liegt beim alten Dienstleister
Das ist der häufigste Einwand und der am wenigsten belastbare. In der Praxis ist die Dokumentation oft dünner als angenommen – und was fehlt, erheben wir selbst. Genau dafür ist die Bestandsaufnahme am Anfang da: Geräte, Server, Netzwerk, Sicherung und Lizenzen werden aufgenommen und in ein Inventar überführt, das Ihnen gehört und nicht uns. Wie lange die Übernahme dauert, hängt davon ab, wie gut die Umgebung dokumentiert ist. Gut dokumentiert geht es schnell, schlecht dokumentiert dauert es länger – unmöglich wird es nicht.
Wir kommen an die Zugänge nicht heran
Im Erstgespräch klären wir, welche Zugänge übergeben werden müssen und welche wir neu setzen können. Der zweite Weg ist häufiger als der erste: Administratorkonten auf Servern, Firewalls und Netzwerkgeräten lassen sich mit lokalem oder physischem Zugang neu setzen, Herstellerportale laufen ohnehin auf Ihre Firma. Was wirklich Mitwirkung des Vorgängers braucht, benennen wir vorher, damit es nicht mitten in der Übernahme auffällt.
Unsere Lizenzen hängen beim alten Anbieter
Lizenzen und Hardware laufen weiter über Sie und sind nicht Teil unserer Betreuung – wir verwalten sie, inventarisieren sie und melden, wenn etwas ausläuft. Wo Lizenzen heute über einen Dienstleistervertrag laufen, sehen wir uns das im Bestand an und sagen Ihnen, was umgestellt werden muss und was einfach weiterläuft.
Der Betrieb darf nicht stehen bleiben
Deshalb wird nicht an einem Tag umgeschaltet. Überwachung und Inventar kommen zuerst, weil man nur betreuen kann, was man sieht; danach wird Stück für Stück übernommen. Ab dem ersten Tag gibt es einen benannten Ansprechpartner und eine Nummer, die im Haus in Chemnitz klingelt.
Wie die Übernahme bei uns abläuft
1. Erstgespräch, etwa 30 Minuten
Erst reden, dann rechnen. Wir klären, wie Ihre IT heute aussieht, was drückt, was dokumentiert vorliegt und welche Zugänge übergeben werden müssen. Das Gespräch führt Steffen Marutzky oder Frank Enderlein – und wer es führt, bleibt Ihr Ansprechpartner für den Start. Sie erklären Ihre Situation also genau einmal.
2. Bestandsaufnahme
Wir sehen uns an, was tatsächlich steht: Geräte, Server, Netzwerk, Sicherung, Lizenzen. Aus dieser Aufnahme entsteht das Inventar, mit dem später gearbeitet wird – und die Liste der Punkte, die aufgeräumt werden müssen, bevor der laufende Betrieb ruhig wird.
3. Angebot mit Zahlen, nicht mit Absichten
Sie bekommen ein Angebot mit Paket, Servicezeit und Preis pro Gerät, dazu die zugesagten Reaktionszeiten. Passt es nicht, haben Sie eine Einschätzung Ihrer IT, die Sie behalten dürfen – und kein Gespräch, das Sie nachher bezahlen.
4. Übernahme
Wir übernehmen die Umgebung, nehmen sie in Überwachung und Inventar auf, prüfen die Sicherung und benennen Ihren Ansprechpartner. Der Aufwand steckt bewusst am Anfang: Bestandsaufnahme, Inventarisierung, Dokumentation, Aufräumen, Überwachung einrichten. Danach ist der Betrieb der ruhige Teil – und genau deshalb hat die Betreuung eine Mindestlaufzeit von 24 Monaten.
Häufige Fragen
Reden Sie mit unserem bisherigen Dienstleister?
Wenn Sie das wollen, ja – es geht meistens schneller, wenn Technik mit Technik redet statt über die Geschäftsführung. Wenn Sie das nicht wollen oder der Vorgänger nicht mitwirkt, geht es auch ohne; dann dauert die Bestandsaufnahme länger.
Was passiert, wenn wir mitten in der Kündigungsfrist stecken?
Das ist der Normalfall und kein Hindernis. Bestandsaufnahme und Planung lassen sich vorher machen, die Übernahme beginnt, wenn Sie frei sind. Zur Kündigung selbst und zu Fristen sagen wir nichts – das ist eine Frage an Ihren Vertrag und gegebenenfalls an einen Anwalt, nicht an uns.
Müssen wir neue Hardware kaufen?
Nein. Wir übernehmen, was da ist, und sagen Ihnen, was mittelfristig ersetzt werden sollte und warum. Hardware und Lizenzen sind nicht Teil der Betreuung, wir verdienen am Austausch also nichts, was wir Ihnen nicht begründen können.
Betreuen Sie uns auch, wenn wir nicht in Chemnitz sitzen?
Ja. Wir arbeiten schwerpunktmäßig in Chemnitz, Zwickau, im Erzgebirge und in Mittelsachsen, betreuen aber auch überregional – eine Hotelgruppe mit acht deutschlandweit verteilten Häusern läuft von hier aus auf derselben Infrastruktur. Für Mehrstandortbetriebe ist das ein Vorteil: ein neuer Standort wird nach demselben Muster angeschlossen, statt vor Ort improvisiert.
Können wir mit einem Teilbereich anfangen?
Ja, etwa nur Firewall, nur Backup oder nur die Telefonanlage. Das ist der ehrlichere Weg, wenn Sie uns erst kennenlernen wollen – und der übliche, wenn ein bestehender Vertrag noch läuft.
Passt dazu
IT-Service-Flatrate – Betreuung zum Festpreis pro Gerät, ohne Abrechnung nach Aufwand.
Reaktionszeiten und Rufbereitschaft – Was zugesagt wird, steht im Vertrag – bis zu Servicezeiten rund um die Uhr.
IT-Überwachung – Der erste Schritt jeder Übernahme: sehen, was da ist und was klemmt.
IT-Strategiegespräch – 30 Minuten, kostenlos, ohne Verkaufsgespräch.
Wechsel im Kopf? Reden wir 30 Minuten darüber
Wir sehen uns Ihre Ausgangslage an und sagen Ihnen, was sinnvoll ist und was nicht. Sie sprechen dabei direkt mit einem Techniker aus Chemnitz.